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作者: Hayden想像你的一天是一個罐子，裡面要裝好多事情。事情有分「要事」與「雜事」，如果分別用「石頭」及「沙子」來作代表，則你應該先做哪一樣，才能讓一天的收穫滿盈，放進最多的石頭及沙子？其要訣，就在時間管理。 創新點：在時間管理上，少即是多，減量經營才能專注重點。真正的生產力意味著減少不必要的安排，善用減法，反而讓我們獲得更多。 本文2大重點：1.避免分心，讓任務變有趣。2.專注重點，向內心的懶惰妥協。 大家都知道時間管理的重要性，不只是為了要在有限時間裡獲得最大效益，而且希望讓每一分鐘都過得有意義。但「分心」、「抓不到重點」及「忙得暈頭轉向」卻是常見的通病，如果能懂得避免，就能節省時間，提高成效。 1.避免分心，讓任務變有趣史丹佛大學教授，同時也是暢銷書「鉤癮效應：創造習慣新商機」作者的Nir Eyal表示，會「分心」是人的天性，再加上現代人養成滑手機的習慣，讓分心的情形比以前更加嚴重。Eyal的研究就是幫助人們如何在工作時專注，並在不工作時完全抽離。「分心」的原因，是身體對所處環境感到不舒服，想要改變的制衡反應，稱之為「動態平衡」。就像身體會冷時想穿上外套，會熱時想脫掉外套一樣。因此，當我們無聊時想瀏覽新聞，寂寞時想查看臉書，不確定時想搜尋Google，都是想擺脫困境的反應。但次數多了，就會養成滑手機，浪費時間的習慣。對此，Eyal提出三個改善的方法： 第一，自我探索，記錄什麼時候會分心：你可以自問想要擺脫的情緒是什麼？是無聊、寂寞、不確定，或無法勝任工作？當自我探索時，要注意是抱持「好奇」的心態，不要驟下斷語，才能找出真相。只有當完全沉浸在自我探索的感覺時，才能找出處理情緒的方法，而不是反覆想用分心去擺脫它。(同場加映：好奇心像肌肉，常練才會變強！這家公司靠著販賣好奇心，做到股票上市)當開始注意自我感覺時，還要對自己多所包容，因為每個人都有想逃避工作的時候，但需要調整的不一定是自己。有些任務我們就是不想做，例如個性害羞的人對拜訪陌生客戶就會想逃避。而透過自我探索，當發覺某些任務每次都會讓你想用分心去逃避時，就要再探討更深層的理由，或許是這工作並不適合你了。第二，自我設限，杜絕干擾源，建立「尤里西斯約定」(Ulysses Pact)：這名稱來自希臘神話，相傳是尤里西斯國王航海回鄉途中須要經過海妖「塞倫(Sirens)」居住的小島，為了避免塞倫用歌聲誘惑，於是要船員用蜂蠟封住耳朵，並將他緊綁在桅柱上，才安全度過危險水道。面對會讓人分心的誘惑，要像尤利西斯的自我設限，將自己鎖定在任務中，才能杜絕外界一切干擾。智慧型手機雖然是干擾源之一，但所幸也帶來專心工具。Eyal說當他需要專注寫作時，會使用一款名為「專注森林」(Forest)的APP，在特定時間內阻止手機干擾。「專注森林」是藉由對種樹的成就感及責任感，鼓勵人們短暫離開手機誘惑。使用時，先將讓人分心的網站，例如臉書、Reddit等輸入黑名單(Blacklist)。當需要專心時，打開「專注森林」並種下一顆樹苗，然後關閉手機開始做事，30 分鐘後樹苗就會長成大樹。但如果在30 分鐘內因受不了而進入手機黑名單上的網站，則這棵樹就會枯萎而無法長大。 除了找APP幫忙外，你也可以尋找夥伴協助專心。例如告訴同事下一小時你將要完成的事情，然後請對方負責對你驗收。你們也可以彼此約定監督，一起來對抗分心，才不會單方面占用了對方時間。第三，重新構想，讓任務變有趣：透過其他觀點，讓原本無聊的工作變得不同。例如原本的任務若只需要在半天內鍵入數據或複印文件，如果令人覺得無聊，便可以賦與這簡單工作更大意義。首先，可將它想成是你大目標下某個需要完成的環節，如此任務便有了必要性及價值。其次，加強任務的難度，例如要求自己要在一小時內完成，讓原本寬鬆的任務變得緊湊，壓縮後的時間壓力便足以讓你專心工作而無暇它顧。(同場加映：為什麼瘦身很難成功？學外語常半途而廢？史丹佛大學教授教我們用「頭輕腳重」達成目標，克服「虎頭蛇尾」的人性弱點)最後，在完成了任務後就給自己一點獎勵，例如去吃點喜歡的東西，或去聽一場演唱會，讓自己從任務中徹底解脫。安排獎勵會讓人對結果有所期待，希望加快腳步完成任務，好享受這份奬勵。 2.專注重點，向內心的懶惰妥協時間管理除了要專注在任務上外，還須專注在「重要」的任務上，才不致分散了體力和效率。人力資源專家Roli Saxena將重要的任務比喻為「石頭」，不重要的事情比喻為「沙子」。所以，手上所有會產生重大影響的事情便是「石頭」；其他像是電子郵件、不太重要的會議，以及企業協作軟體「Slack」上的小問題和消息等，便是「沙子」。 Saxena請你將一天想像成是一個罐子，如果都是在處理一些小細節，就好比是將沙子不斷倒入罐中一樣，罐子很快就會被填滿，並且不會有任何空隙可以再裝入石頭。但如果是先放入並專注在一兩塊石頭上，撥出時間去完成它，則事後你仍然會有許多空隙讓沙子再倒進去。 對於事情的輕重緩急，可以按照管理學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提出的時間管理四象限，依「重要性」和「急迫性」區分為「急迫且重要」、「急迫但不重要」、「不急迫但重要」，和「不急迫且不重要」等4部分，然後將重點放在「不急迫但重要」的事情上。為什麼重點不是在「急迫且重要」的事情上？因為重要的事情通常複雜，需要花時間處理，所以「急迫且重要」的情形不多。如果老是在處理「急迫且重要」的事情，表示習慣將重要事情拖到緊要關頭才處理，品質自然不佳。因此，應該將重點放在「不急迫但重要」的事情上，平時即多花時間構思規劃，才能從容不迫將事情做到盡善盡美。 至於電子郵件的處理，也可以依重要性嚴格區分其優先次序，然後快速回應重要的郵件。對於不急的郵件(沙子)，Saxena建議可以向「內心的懶惰妥協」，不用立即處理。人都有懶惰的一面，但懶惰並不全然代表負面。微軟公司創辧人比爾蓋茲曾說，他喜歡僱用聰明且懶惰的人，因為他們知道如何以最快方式解決問題。在時間管理上，少即是多，減量經營才能專注重點。真正的生產力意味著減少不必要的安排，善用減法，反而讓我們獲得更多。因此，我們可以藉由「懶惰」，只關注在本週重要的事情，有空時再慢慢處理其他部分。(同場加映：「明天再說」讓你一事無成？經濟學家教我們用這 5 招戰勝拖拖拉拉！)Saxena舉例說明了她如何處理電子郵件：「我會快速用眼睛掃描一下，看看最重要的郵件是什麼，並確保將它們處理好。至於其他郵件如果沒空處理也沒關係，我的收件匣並不需要總是將它清空。對每一封郵件期望立即做出反應是不切實際的，這可能是你自己想這麼做，並不是別人對你的期待。」所以，Saxena對如何「專注重點」的方法可歸納為：「可以對沙子妥協，但不能對石頭妥協。」對於「沙子」，Saxena會等到星期五的一天結束前，才花兩個小時蒐集並回覆任何剩下非緊急的電子郵件，以確保沒有遺漏任何東西，並可以在下週一重新開始。現在，你何不就與Saxena一起利用時間將手邊的電子郵件做個清理。而明天我們將繼續為你介紹另外兩個更精彩實用的時間管理方法…… 免費訂閱《創新拿鐵一週好文回顧》，每週五收到當週文章的連結 訂閱《創新拿鐵電子報》，聽王文華分析如何把企業的創新做法，應用在個人的職場與生活 參考資料：1. Our 6 Must Reads for Honing Focus and Managing Your Time2. 方法：怎样调整心态应对无聊工作3. Time Management Matrix by Stephen Covey – Urgent vs Important4. The Founder’s Guide to Discipline: Lessons from Front’s Mathilde Collin5. Front Series A Deck6. How Front Founder Mathilde Collin Raised $66 Million From Sequoia In Five Days延伸閱讀1. 好奇心像肌肉，常練才會變強！這家公司靠著販賣好奇心，做到股票上市2. 為什麼瘦身很難成功？學外語常半途而廢？史丹佛大學教授教我們用「頭輕腳重」達成目標，克服「虎頭蛇尾」的人性弱點